Dobrze znane są zalety outsourcingu IT. Możesz przekształcić koszty stałe w koszty zmienne, zmniejszyć zależność od utowarowionych i niepodstawowych komponentów oraz łatwo uzyskać dostęp do najlepszych praktyk branżowych. Wszystko to obniża koszty i pozwala skupić się na dodawaniu wartości do podstawowych obszarów działalności.
Ale przy tak wielu korzyściach, jakie można uzyskać dzięki outsourcingowi IT, dlaczego firmy tak często są rozczarowane? Z naszego doświadczenia wynika, że wielu menedżerów traktuje outsourcing jako czystą inicjatywę redukcji kosztów i nie docenia zmian, z jakimi borykają się zespoły IT i użytkownicy biznesowi. .
Wybór odpowiedniego partnera outsourcingowego wymaga poświęcenia znacznej ilości czasu i pieniędzy, w tym zatrudniania konsultantów doradczych, identyfikowania potencjalnych dostawców, tworzenia, oceniania i odpowiadania na zapytania ofertowe, odwiedzania siedziby dostawców i ostatecznie negocjowania kontraktów.
Jednak ilość czasu poświęcona na rozważenie wpływu na zespoły IT i użytkowników końcowych jest stosunkowo niewielka. Po zakończeniu przejścia użytkownicy biznesowi muszą m.in. dostosować się do nowych procesów zarządzania usługami, przyzwyczaić się do koncepcji takich jak samopomoc i samonaprawa oraz zrezygnować z długoletniej pomocy informatycznej na miejscu. W przypadku globalnych firm różnice kulturowe mogą być również istotnym czynnikiem.
Trudno winić liderów biznesu, którzy zajmują się wyspecjalizowanymi funkcjami, takimi jak badania i rozwój, handel, produkcja lub obsługa klienta, że obawiają się, że partner outsourcingowy (dostawca usług) może nie dostarczyć tego, czego potrzebują. Jeśli nie uspokoisz takich grup użytkowników, wprowadzając ich do swojego projektu od samego początku, możesz napotkać wewnętrzny opór, zakłócenia operacyjne, a nawet zwiększone ryzyko regulacyjne i związane z przestrzeganiem przepisów.
Co wnosi Outsourcing informatyczny?
Outsourcing informatyczny zapewnia zespołom IT nowe role i obowiązki oparte na konkretnych szczegółach przyszłego trybu działania. Pojawią się również nowe procesy i narzędzia do zrozumienia oraz nowe relacje do nawiązania z odpowiednikami z organizacji partnera outsourcingowego. Na przykład, zatrzymany zespół IT będzie musiał skoncentrować się na takich obszarach, jak relacje z dostawcami, zarządzanie i zarządzanie usługami, z których niektóre mogą być zupełnie inne niż ich obowiązki przed outsourcingiem.
Krótko mówiąc, bez pełnego zrozumienia ludzi i organizacyjnych konsekwencji outsourcingu ryzykujesz stworzenie środowiska, które może zniweczyć zamierzone oszczędności kosztów IT i zniechęcić liderów biznesowych do dalszego outsourcingu.
Tak stało się z globalną firmą telekomunikacyjną. Po długim cyklu zakupowym przejście na model outsourcingowy spowodowało opór liderów biznesu, którzy nie byli przygotowani do zmiany sposobu korzystania z usług IT.
Wcześniej użytkownicy końcowi mogli zwracać się bezpośrednio do działu IT w celu rozwiązania problemów technicznych. W modelu outsourcingowym oczekiwano, że zadzwonią do helpdesku w celu rejestracji zgłoszeń. Ta pozornie niewielka zmiana wywołała frustrację, zwłaszcza, że użytkownicy mieli korzystać z narzędzi samopomocy bez odpowiedniego przeszkolenia.
Ostatecznie kierownictwo IT firmy zostało zmuszone do opóźnienia programu outsourcingu, co skutkowało znacznymi stratami i problemami umownymi z partnerem outsourcingowym.
Przekształcenie outsourcingu IT w inicjatywę zarządzania zmianą
Z naszego doświadczenia wynika, że najbardziej udane projekty outsourcingu IT są projektowane i realizowane jako inicjatywy zarządzania zmianą. Oznacza to, że oprócz specjalistów IT wymaganych do zaprojektowania skutecznego rozwiązania technologicznego i procesów, musisz zaangażować ekspertów ds. zarządzania zmianą, aby stworzyć partnerstwo z liderami biznesowymi i użytkownikami — takim, który ma jasno określoną wizję usług IT i uzgodnione kryteria sukcesu .
W skutecznym planie outsourcingu eksperci ds. zarządzania zmianą powinni współpracować z członkami zespołu technicznego i interesariuszami firmy, aby:
- Prowadzić i wspierać liderów IT w przewidywaniu i rozwiązywaniu wewnętrznych oporów i barier
- Pomóż zespołom z różnych środowisk kulturowych współpracować jako jeden zespół
- Stwórz potężną koalicję agentów zmiany po stronie klienta, którzy mogą promować wdrażanie lokalnie adoption
- Przeanalizuj wpływ zmian na różne zespoły i zdefiniuj docelowy plan zmian
- Zdefiniuj nowe role i obowiązki dla zatrzymanych zespołów IT
- Współpracuj z HR, aby wspierać działania związane z przejmowaniem ludzi
- Skonfiguruj procesy, aby zapewnić długotrwały, zrównoważony sukces
Outsourcing informatyczny działa dla Ciebie
Niedawno nawiązaliśmy współpracę z globalną organizacją telekomunikacyjną, która planowała outsourcing usług związanych z infrastrukturą IT. Zarówno liderzy biznesowi, jak i użytkownicy końcowi nie byli do tego zbyt przekonani, ponieważ wcześniejsze próby outsourcingu nie działały zgodnie z planem. Teraz kierownictwo IT firmy znajdowało się pod silną presją uzyskania właściwych wyników.
Zespół projektowy postanowił podejść do projektu z perspektywy użytkownika biznesowego. Kierownik ds. zmiany firmy od samego początku ściśle współpracował z ekspertami ds. zarządzania zmianą partnera outsourcingowego. Wspólnie ujednolicili priorytety wśród regionalnych liderów siedmiu krajów w zasięgu firmy, przeanalizowali wpływ planowanych zmian na różnych interesariuszy, umożliwili utrzymanie zespołów IT i przeszkolili użytkowników biznesowych w zakresie nowych procesów i narzędzi IT.
Rezultatem był sukces, który umknął firmie w jej pierwszej próbie outsourcingu. Użytkownicy biznesowi chętnie przyjęli nowy model dostarczania usług IT i rozpoczęli nową kulturę współpracy między IT a użytkownikami biznesowymi. .
Od dziesięcioleci organizacje zwracają się do outsourcingu w celu obniżenia kosztów i uzyskania dostępu do najnowocześniejszych technologii i praktyk. Jednak zespoły kierownicze w firmach nie doceniły wpływu outsourcingu na swoich pracowników.
Aby Outsourcing informatyczny się powiódł, przejście musi być traktowane zarówno jako projekt IT, jak i projekt zarządzania zmianą. Tak, rozwiązanie technologiczne jest niezwykle ważne. Ale to poprzez kierowanie własności i przyjęcie nowego modelu usług IT między użytkownikami biznesowymi a społecznościami IT, zapewnisz długoterminową rentowność swojego projektu i uzyskasz przewagę konkurencyjną na rynku.